Vous avez dit migration ? Pensez projet !
Quelque soit l’outil, le changement d’un système informatique qui touche le poste utilisateur doit être considéré comme un projet à part entière.
Vous n’aurez pas toujours les ressources disponibles en interne pour l’assumer.
Spécialistes en ce domaine, nous vous accompagnons tout au long du projet sur les points suivants :
- Conduite du changement et communication aux utilisateurs
- Transfert de compétences vers vos équipes DSI et formateurs internes
- Formation de formateurs à la pédagogie
- Formation de vos utilisateurs
- Reprise ou création de vos modèles basés sur la charte graphique
- Analyse de votre fond documentaire et tests avec les applications métier
- Migration de vos documents sensibles (complexes, contenant des macros…) du au changement de formats ou d’outil
Migration à LibreOffice : nous sommes spécialistes depuis 18 ans
La migration à la suite bureautique LibreOffice est un projet avant tout de conduite du changement.
Si les problématiques sont les mêmes que dans tout changement d’outils, il conviendra d’insister sur la communication et l’importance de comprendre les formats de fichiers.
Il est essentiel d’accompagner vos utilisateurs sur toute la durée du projet.
Migration à ONLYOFFICE
La migration à la suite ONLYOFFICE nécessite également un accompagnement. Même si l’environnement semble identique à celui de Word ou d’Excel, certaines fonctionnalités s’abordent d’une manière différente et peuvent dérouter l’utilisateur.
La version actuel d’ONLYOFFICE est très aboutie mais il manque toutefois encore quelques fonctionnalités importantes. Il est important de vérifier les usages de vos collaborateurs.
La suite ONLYOFFICE est basée sur le format OXML (docx, xlsx, pptx). Elle est capable d’ouvrir de l’ODF avec une compatibilité moindre. En revanche, elle n’a pas de bonne compatibilité sous les vieux formats XLS, DOC, PPT.
L’accompagnement de migration vers ONLYOFFICE nous a permis de constater que de nombreux documents sont encore sous ces formats qui posent aussi des problèmes avec la suite MsOffice 365.
Mode opératoire pour migrer « sous péridurale »
Quel que soit le choix de la suite bureautique, le processus de migration reste le même.
Gardez en tête que vous ne pourrez pas éradiquer 100% des licences propriétaires. Ceci pour des raisons d’outils métiers, logiciels spécifiques…
Ne perdez pas de temps pour les cas particuliers. Concentrez vous sur les 90% d’usages bureautiques communs.
- Prendre son temps et monter une équipe projet. En interne sont concernés : DSI, DRH, COM
- Impliquer la Direction qui doit avoir une démarche d’exemplarité
- Communiquer, communiquer, communiquer : des séances de présentation à l’ensemble du personnel dès le début du projet est un gage de réussite
- Analyser son fond documentaire et recenser les documents sensibles à convertir en amont ou contenant des macros
Phase de validation des cas particuliers. - Tester les compatibilités avec les applications métier
- Former vos équipes techniques (DSI, formateurs, correspondants…)
- Créer de nouveaux modèles au format ODF ou OXML et le mettre à disposition des utilisateurs dès le début des formations
- Former vos utilisateurs (après audit de leurs usages)
- Les accompagner dans la migration de leurs documents
- Désinstaller l’ancienne suite bureautique et annoncez dès le départ la date de désinstallation
Conseil : au plus tard, dès la formation de l’utilisateur. Maintenir les 2 suites n’est pas une bonne chose. La tentation de revenir utiliser l’outil connu est naturelle. - Définissez le format de fichier validé par votre organisation
Vos stratégies de migration
Cela dépendra de vos ressources internes disponibles et du nombre d’utilisateurs à accompagner.
- Vous pouvez tout externaliser
- Vous pouvez internaliser les formations (nous montons vos équipes internes en compétence) et l’audit des usages
- Vous pouvez envisager un mixte entre les ressources d’un prestataire et vos équipes internes
Quelle durée pour une migration ?
S’il est important de prendre son temps pour lancer ce projet, il est en revanche conseillé d’aller vite, une fois celui-ci démarré. Le mélange d’outils bureautiques et de formats perturbent et désorganisent le travail des équipes.
Quelques exemples de durées de migration : selon notre expérience
Ces durées peuvent être raccourcies en multipliant les sessions de formation en parallèle.
Attention cependant au travail considérable pour les services RH ou formation.
> Pour 100 postes : Environ 3 mois
> Pour 150 postes: Environ 4 mois
> Pour 400 postes : Environ 6 mois
> Pour 2000 postes : Environ 18 mois
Comment calculer ma durée de migration ?
Vous pouvez calculer une durée approximative de migration en formations présentielles.
Les formations en présentielles doivent être réalisées peu après la communication et une fois l’analyse documentaire réalisée et les modèles créés.
- Comptez le nombre d’utilisateurs de la bureautique qui seront à former (n’incluez pas les débutants à ce projet)
- Prévoyez 2 jours de formation. Groupe de 10 personnes.
Exemple : 200 utilisateurs soit 20 groupes soit 40 jours de formation - Comptez environ 15 jours par mois de planifiable (hors vacances scolaires et ponts)
- Comptez le nombre de formateurs (et donc de salles de formation) possibles en parallèle
- Déterminez la date de désinstallation de l’ancienne suite afin de définir votre rétro planning
Les formations présentielles peuvent également être couplées à des modules e-learning. Voir notre offre sur le sujet.